Ao longo de minha trajetória acompanhando a rotina contábil de diversas empresas brasileiras, percebi que a substituição tributária ainda gera muitas dúvidas, especialmente sobre as situações que permitem o aproveitamento de créditos. Mesmo para quem entende o básico do regime, detalhes das hipóteses de crédito ainda são pouco conhecidos. Quero trazer experiências práticas e informações precisas sobre cinco cenários em que a empresa pode sim gerar créditos relacionados à substituição tributária, sem mistérios nem burocracias excessivas.
Por que a substituição tributária traz dúvidas?
Desde que a substituição tributária (ST) foi implementada, o objetivo de simplificar a arrecadação do ICMS, PIS e COFINS passou pela centralização do recolhimento nas fases iniciais da cadeia. Na teoria é claro, tudo parece simples. Porém, na prática, já me deparei inúmeras vezes com dúvidas de clientes da MCO Contábil sobre como reaver valores pagos antecipadamente quando a responsabilidade tributária não acompanha o ciclo de negócios real da empresa.
Recolheu imposto a maior? Nem sempre o valor fica perdido.
Conhecendo as exceções, é possível recuperar dinheiro e reduzir a carga de tributos. Muitas empresas deixam passar importantes oportunidades de crédito. E é por isso que tratar esse tema com clareza é meu compromisso aqui.
Cinco situações que geram crédito na substituição tributária
Separando os principais cenários, preparei essa lista para quem deseja agilidade e segurança na apuração.
1. Restituição por base de cálculo inferior à presumida
Imagine que o ICMS-ST foi recolhido sobre uma base de cálculo presumida maior do que o valor real da operação de venda ao consumidor final. É o clássico caso: o imposto foi pago pensando que o preço seria X, mas a venda concretizou-se por Y, um valor mais baixo.
Segundo a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, a empresa tem direito à restituição da diferença de PIS e COFINS, caso o valor efetivo de venda seja menor que a base presumida. Isso também vale para o ICMS, dependendo do Estado (Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional).
- Venda de mercadoria abaixo do presumido? Solicite a restituição;
- Prepare-se para documentação detalhada da operação;
- Traga laudos e comprovantes legais se for questionado.
2. Saída com isenção, não incidência ou redução de base
Outro ponto bastante frequente nos meus atendimentos é quando mercadorias sujeitas ao ICMS-ST saem com isenção, imunidade, redução de base de cálculo ou alíquota. Nesses casos, a legislação de muitos estados permite ao contribuinte aproveitar créditos ou solicitar restituição do tributo pago antecipadamente, já que a obrigação não se concretizou como presumido.
Um exemplo: mercadorias destinadas à exportação. Nessas operações, a saída não sofre incidência do ICMS, então o imposto pago no regime de substituição passa a ser passível de restituição. Vale muito acompanhar as regras do estado de destino e escriturar corretamente a movimentação.
3. Exclusão de mercadorias do regime de ST
Em algumas situações, produtos deixam de compor o regime de substituição tributária. Quando isso acontece, a Secretaria da Economia de Goiás orienta que existe direito ao crédito de ICMS sobre o estoque existente no dia anterior à exclusão. O cálculo se dá pelo valor de custo da última aquisição, aplicando-se o Índice de Valor Agregado (IVA) e a alíquota interna do imposto (Secretaria da Economia de Goiás).
Esse cenário merece atenção em segmentos como bebidas, cosméticos, automóveis, entre outros, cujos produtos mudam frequentemente de regime por força de alterações legais.
4. Quebra, perda ou furto de mercadorias
Infelizmente, em muitos negócios, perdas involuntárias são uma realidade. Seja por quebras, perecibilidade, furtos ou incêndios, é comum que bens sujeitos ao ICMS-ST não sejam vendidos. Nesses casos, também há previsão de restituição proporcional do imposto pago antecipadamente quanto ao estoque perdido.
Já ajudei clientes da MCO Contábil a formalizar a documentação até em situações delicadas, sempre com relatórios de ocorrência, laudo técnico e escrituração correta. Transparência faz toda a diferença para garantir o direito ao crédito.
5. Aquisição de produtor rural não contribuinte
Nas discussões recentes sobre reforma tributária, a Secretaria de Finanças de Rondônia trouxe a informação de que será possível a concessão de crédito presumido a empresas que adquirirem insumos de produtores rurais ou fornecedores não contribuintes do IBS/CBS. Isso visa evitar a cumulatividade e garantir isonomia entre empresas de diferentes portes (Secretaria de Finanças de Rondônia).
- É necessário seguir registros detalhados dessas operações;
- A legislação traz mecanismos para evitar bitributação (assunto que aprofundo em como evitar a bitributação);
- Caso seu negócio esteja nesse grupo, há oportunidades para otimizar o fluxo de crédito tributário.
Desafios e preparação interna para aproveitar créditos
O maior erro das empresas, em minha opinião, é tratar a apuração desses créditos de forma superficial. Costumo dizer que o segredo está na organização documental, apoio de profissionais experientes e atualização constante, já que as normas mudam rápido.
Por isso, uma solução contábil digital, como oferecemos na MCO Contábil, ajuda a identificar oportunidades, registrar corretamente as operações e apresentar toda a documentação necessária em caso de fiscalização. A tecnologia, associada ao atendimento personalizado, reduz o risco de erros e aumenta a previsibilidade para a empresa.
Como a substituição tributária impacta o crescimento?
Se há uma lição que aprendi é que créditos tributários fazem diferença no caixa das empresas. O resultado disso reflete no planejamento, novos investimentos e até mesmo nos preços praticados ao cliente final. Para quem busca se aprofundar, recomendo o artigo sobre como os tributos afetam a sua empresa, onde trato de impactos diretos e indiretos desses detalhes.
Outro ponto relevante é buscar o entendimento de como recuperar créditos já perdidos ou deixados para trás, em casos que nem o contador anterior tinha conhecimento. Para isso, recomendo ler nosso conteúdo detalhado sobre recuperação de créditos tributários passo a passo.
Conclusão
O regime de substituição tributária pode parecer um labirinto, mas conhecendo as hipóteses corretas, cada empresa garante maior retorno financeiro e previsibilidade. Não é preciso deixar dinheiro na mesa: situações que geram crédito existem e são legítimas. Recomendo sempre buscar apoio especializado e manter processos internos muito bem documentados.
Na MCO Contábil, nosso propósito é entregar informações seguras, clareza e transformação financeira para sua empresa. Se você deseja reduzir impostos de forma legal, melhorar a organização e aproveitar cada oportunidade tributária, fale conosco e saiba como podemos ajudar!
Para quem atua diretamente na área fiscal e tributária, pode ser interessante também refletir sobre os riscos de não ter acompanhamento especializado, como mostro em gestão tributária sem especialista: a armadilha silenciosa.
E para projetar uma gestão ainda mais estratégica, conheça também insights atualizados no artigo de planejamento tributário para 2025.
Perguntas frequentes sobre substituição tributária e créditos
O que é substituição tributária?
A substituição tributária é um regime em que a responsabilidade pelo recolhimento de determinados tributos, como o ICMS e o PIS/COFINS, é transferida para um contribuinte da cadeia (normalmente fabricante ou importador). Ele recolhe o imposto antecipadamente por todas as etapas até o consumidor final. O objetivo é simplificar a cobrança e evitar a sonegação.
Como gerar crédito na substituição tributária?
O crédito pode ser gerado quando há diferença entre o valor presumido e o efetivo, exclusão de mercadoria do regime de ST, saída com benefício fiscal, quebra/roubo de estoque ou compras de fornecedores não contribuintes nas hipóteses legais. Tudo depende de documentação adequada e cumprimento das exigências estaduais e federais.
Quais situações permitem crédito para empresas?
Empresas podem gerar crédito em:
- Venda por valor menor do que o presumido;
- Saída de mercadoria com isenção ou redução de base de cálculo;
- Exclusão de item do regime de ST com saldo em estoque;
- Quebra, roubo ou inutilização de estoque sujeito à ST;
- Aquisições de produtor rural ou fornecedor não contribuinte, com previsão legal específica.
Vale a pena aproveitar créditos de substituição?
Sim, pois aproveitar créditos de substituição significa recuperar valores pagos a mais, reduzindo custos e otimizando o caixa da empresa. Mas tudo deve ser feito de forma correta, para evitar questionamentos fiscais e garantir segurança jurídica.
Como calcular o crédito na substituição tributária?
O cálculo depende do motivo do crédito. No caso de restituição por venda abaixo do presumido, basta apurar a diferença entre a base real e a presumida, aplicando a alíquota de imposto correspondente. Já na saída de estoque por exclusão do regime, utiliza-se o valor de custo, o IVA e a alíquota interna. Sempre consulte a legislação local e mantenha documentação organizada.
