Controle financeiro com cartões corporativos: vantagens, riscos e boas práticas

No meu dia a dia na contabilidade, percebo que o controle financeiro é um desafio constante para empresas de todos os portes. A facilidade dos cartões corporativos pode ser um divisor de águas nesse cenário, melhorando a gestão de gastos e trazendo mais transparência. Mas, como toda solução prática, também traz riscos e exige disciplina no uso. Vou dividir com você minhas reflexões e algumas experiências vividas, mostrando como esse recurso pode ser muito útil quando bem administrado.

Por que os cartões corporativos vêm ganhando espaço?

O cenário atual mostra uma verdadeira expansão dos cartões corporativos no universo empresarial brasileiro. Dados recentes mostram que, só no primeiro semestre de 2025, foram movimentados R$ 2,4 bilhões em cartões empresariais, com um crescimento de 140% na emissão desses cartões, ultrapassando 165 mil novos plásticos (cartões corporativos movimentaram R$ 2,4 bilhões). Pude ver, nas empresas atendidas pela MCO Contábil, que essa popularização acontece por três motivos principais:

• Maior facilidade de controle das despesas do negócio
• Menor uso de recursos próprios dos colaboradores
• Otimização do fluxo de caixa com pagamentos programados

Os cartões corporativos mudaram a maneira de lidar com pagamentos do dia a dia.

Esse avanço não ocorre apenas para compras físicas. Uma pesquisa com mais de dois mil brasileiros apontou que 64% já utilizam cartões virtuais—e 48% alegam que a conveniência é o maior benefício, enquanto 46% preferem digitais a plásticos, especialmente para transações online (cartões virtuais para compras online). Nas conferências com clientes, observo o quanto o acesso a cartões virtuais ampliou o alcance e a agilidade dos pagamentos empresariais.

Vantagens reais ao adotar cartões corporativos

Muita gente me questiona se o cartão empresarial não “exagera” no incentivo ao consumo. Confio que, aplicando regras claras e boas práticas, os benefícios são expressivos:

• Centralização das despesas: todas as compras ligadas à empresa ficam transparentes e rastreáveis, facilitando a prestação de contas e auditorias.
• Autonomia para equipes: vejo colaboradores ganhando agilidade no trabalho, como compras de materiais urgentes ou pagamento de viagens.
• Controle parametrizado: é possível definir limites por usuário, bloqueios por natureza de gasto e integração direta com softwares financeiros.
• Conciliação facilitada: relatar despesas é mais fácil e seguro, evitando reembolsos demorados e erros em lançamentos.
• Redução de uso de dinheiro em espécie: aumenta a segurança e reduz fraudes internas.

A rotina de prestação de contas também se torna mais simples e rápida, pois todas as movimentações ficam registradas e acessíveis de forma digital. Nas consultorias feitas pela MCO Contábil, identifiquei que a integração do cartão corporativo com o plano de contas otimiza o alinhamento contábil e elimina retrabalho, temas que detalhei no artigo controle financeiro e a saúde da sua empresa.

Quais são os principais riscos envolvidos?

É preciso falar abertamente sobre riscos. O uso de cartões corporativos, se não for bem gerido, pode causar diversos problemas. Já testemunhei situações em que o descuido levou a gastos desnecessários ou até mesmo a fraudes internas.

• Dificuldade de monitoramento quando não há automação
• Risco de uso para despesas pessoais, especialmente em pequenas empresas
• Falta de clareza nas políticas internas de uso
• Possíveis despesas não justificadas ou reembolsos em duplicidade

Segundo pesquisa com duas mil empresas, mais de 30% dos gastos com cartões corporativos ainda são ligados a viagens. Já em grandes companhias, despesas com software e hardware somam mais de 15%, e anúncios digitais mais de 11% (gastos das empresas nos cartões corporativos). Quando não existe uma política clara, esses gastos podem escapar do controle e impactar negativamente o caixa da empresa.

O risco financeiro pode crescer rapidamente, por isso é indispensável criar rotinas de gestão de riscos para cartões, assunto que também aprofundei em o que é gestão de riscos.

Boas práticas para garantir segurança e transparência

Na minha rotina como contador, passamos sempre a mesma mensagem para empresários: o sucesso do controle com cartões corporativos depende de disciplina, tecnologia e cultura da empresa. E existem práticas que considero indispensáveis:

• Implantação de política de uso: todas as regras, limites e casos de proibição precisam estar formalmente definidos e comunicados aos times.
• Regras de comprovação: exija a apresentação de notas fiscais e detalhes das despesas. Só assim é possível cruzar dados e evitar abusos.
• Integração com sistemas: sempre busco integrar o extrato do cartão aos sistemas de gestão, para cruzar lançamentos automaticamente e identificar distorções rapidamente.
• Auditorias periódicas: recomendo revisões mensais nas faturas e nos comprovantes, sempre com dupla checagem.
• Padronização de conciliações: incentive uma rotina para conferir entradas e saídas, como oriento neste guia sobre práticas de conciliação bancária.

Política bem definida transforma o risco em segurança.

Sempre que alguém me pergunta se o controle eletrônico realmente faz diferença, costumo afirmar: É a automação que permite rastrear cada gasto, simplificar auditorias e cortar erros humanos.

Como organizar o processo de reembolso e prestação de contas?

A experiência mostra que o ponto mais sensível, para muitos gestores, é a conferência dos reembolsos e das prestações de contas. Se o responsável pelo cartão não apresentar comprovantes, todo o processo se perde e nada adianta ter a tecnologia como aliada.

Por isso, recomendo:

• Definir prazos rígidos para prestação de contas
• Solicitar sempre os comprovantes digitais ou físicos
• Automatizar o máximo possível, ligando gastos do cartão diretamente ao centro de custo da empresa

Ao seguir esse caminho, até mesmo compilação dos relatórios de contas a pagar fica mais tranquila, como já mostrei em análises feitas sobre contabilidade online e contas a pagar.

Impactos práticos na saúde financeira da empresa

Vejo, a cada novo cliente que implementa o uso disciplinado de cartões corporativos, uma mudança positiva em três áreas: organização do fluxo de caixa, aumento da previsibilidade e redução de erros fiscais. Quando integrado a uma contabilidade digital de confiança, como a ofertada pela MCO Contábil, este recurso se torna um forte aliado do crescimento empresarial.

No contexto da MCO Contábil, essa integração entre controle e consultoria estratégica oferece segurança e clareza, ajudando a evitar prejuízos causados por falta de informações e falhas nos processos.

Conclusão: O cartão corporativo pode ser seu aliado

Quando contei para um amigo empresário que o cartão corporativo, antes visto apenas como fonte de gastos, podia ser ferramenta de controle e crescimento, ele duvidou. Hoje, compartilho do mesmo pensamento com meus clientes: o cartão empresarial é seguro e eficaz, desde que envolva regras claras, conciliação transparente e apoio de quem entende do assunto.

Se deseja transformar a saúde financeira do seu negócio de forma segura, digital e transparente, recomendo conhecer os serviços em contabilidade digital, planejamento tributário e consultoria estratégica da MCO Contábil. Seu negócio pode crescer de maneira estruturada. Vamos conversar?

Perguntas frequentes sobre cartões corporativos

O que é um cartão corporativo?

Cartão corporativo é um meio de pagamento emitido em nome da empresa para uso em despesas relacionadas ao negócio. Ele permite que colaboradores realizem compras, pagamentos ou adiantamentos de forma controlada, sempre ligado ao CNPJ e às políticas da organização.

Quais são as vantagens dos cartões corporativos?

A principal vantagem é a centralização dos gastos da empresa em um único meio de pagamento, permitindo maior controle, rastreabilidade e facilidade na prestação de contas. Outros pontos positivos incluem autonomia dos colaboradores, redução do uso de dinheiro em espécie e integração com sistemas de gestão financeira.

Quais os riscos de usar cartão corporativo?

Entre os principais riscos estão o uso indevido para despesas pessoais, dificuldade de monitoramento sem automação, e possíveis fraudes internas. Sem regras e auditoria, há risco de prejuízos financeiros e problemas com o fisco.

Como controlar despesas com cartão corporativo?

Adote políticas internas claras, defina limites individualizados, solicite comprovantes e integre o cartão ao sistema financeiro da empresa. Recomendo auditorias mensais e uso de automação que facilite a conferência e conciliação das despesas do cartão.

Como escolher o melhor cartão corporativo?

Analise fatores como as taxas cobradas, facilidade de integração ao seu sistema, controles disponíveis, limite de crédito ajustável e segurança. Escolha o cartão que permita controle detalhado das despesas por colaborador e se adeque ao perfil financeiro do seu negócio.