Durante todos esses anos acompanhando o cenário contábil e fiscal do Brasil, eu vi muitas mudanças e adaptações nos sistemas de emissão de notas fiscais eletrônicas. Mas poucas delas são tão marcantes quanto a que estamos prestes a vivenciar com a chegada do IBS e da CBS. Às vezes imagino como será o cotidiano das empresas depois de 2026, quando as rotinas de emissão de notas fiscais começarão a sentir, na prática, esses novos impostos. E, sinceramente, acho que essa adequação será decisiva para a saúde financeira das empresas e para evitar gargalos operacionais.
Por que a reforma tributária está mudando as notas fiscais?
Muita gente me pergunta: mas afinal, por que todas essas alterações se fazem tão necessárias? O Brasil sempre enfrentou uma estrutura tributária multifacetada, que ao longo do tempo gerou incontáveis dúvidas, custos e obstáculos, especialmente em relação à emissão e conferência de documentos fiscais eletrônicos. Por isso, a reforma tributária em andamento busca simplificar o sistema. Os novos tributos, IBS e CBS, surgem para substituir gradualmente impostos antigos e, assim, facilitar processos, reduzir conflitos e trazer transparência.
Todo documento fiscal eletrônico precisará se adaptar à nova realidade.
IBS e CBS na prática: o que são e o que substituem?
O IBS, Imposto sobre Bens e Serviços, foi criado para substituir o ICMS e o ISS até 2033. Ao mesmo tempo, a CBS, Contribuição sobre Bens e Serviços, vem para tomar o lugar do PIS e da Cofins a partir de 2027. Essas mudanças não são apenas “troca de siglas”, mas sim uma reformulação completa da forma como a tributação incide sobre operações com mercadorias e serviços. Isso impacta direta e profundamente a forma de destacar tributos nas notas fiscais eletrônicas emitidas por empresas de todos os portes.
- IBS substitui ICMS e ISS até 2033;
- CBS substitui PIS e Cofins a partir de 2027.
Já imagino o desafio de explicar tudo isso detalhadamente para empresários acostumados ao modelo antigo. Mas é indispensável entender o contexto para não se perder em rumores ou interpretações erradas. De acordo com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, quase 53 bilhões de notas fiscais eletrônicas foram autorizadas em 2023. Ou seja: qualquer ajuste impacta milhares de sistemas simultaneamente.
Quais são os prazos e etapas de implantação?
Agora vou ser bem direto, porque os profissionais de contabilidade e gestores precisam ter esses prazos gravados na memória. A transição para o novo modelo será gradual, mas requer bastante atenção desde já. Segundo a legislação aprovada, temos o seguinte cenário:
- Outubro de 2025: será liberada uma versão de homologação da nota fiscal eletrônica adaptada ao IBS e à CBS, incluindo novos campos e regras de validação obrigatórias.
- Janeiro de 2026: passa a ser obrigatório incluir as informações de IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos, observando as validações impostas pelos novos layouts e regras.
- 2026: não será necessário recolher efetivamente o IBS e a CBS, eles constarão apenas destacados nas notas fiscais, sem afetar o valor final a pagar. As alíquotas em teste serão reduzidas: 0,1% para IBS e 0,9% para CBS.
- PIS e Cofins começam a ser efetivamente substituídos pela CBS a partir de 2027.
- ICMS e ISS serão integralmente substituídos pelo IBS até 2033, conforme cronograma gradual previsto em lei.
Não deixe para validar apenas na última hora.
Por que as validações das notas fiscais vão mudar tanto?
Eu confesso, ainda ouço espanto quando falo sobre a quantidade de detalhes técnicos envolvidos. É compreensível. Só que, pelos dados do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, nunca houve tanta obrigatoriedade de adaptação em tão pouco tempo. E isso é porque a nota fiscal eletrônica deixa de ser apenas um documento de registro; ela passa a ter papel direto no sistema de apuração assistida da Receita Federal, sendo também instrumento central de confissão de dívida tributária.
O artigo 60 da Lei Complementar 214 de 2025 determina expressamente que toda operação com bens e serviços exige emissão obrigatória de documento fiscal eletrônico adaptado ao novo modelo. Ou seja: quem não se adequar corre risco real de não conseguir registrar vendas ou prestar serviços legalmente.
O que muda no sistema de emissão de nota fiscal?
Essa é uma dúvida frequente e faz sentido, pois já acompanhei empresas que passaram meses tentando adaptar sistemas que julgavam já prontos. Os principais pontos de atenção são:
- Inclusão obrigatória dos campos IBS e CBS em todos os documentos fiscais eletrônicos, a partir de janeiro de 2026;
- Validações automáticas de preenchimento e regras específicas de cálculo nas notas;
- Alíquotas reduzidas em 2026, sem recolhimento, apenas informativo nos documentos;
- Previsão de adequações constantes até 2033, conforme fases da legislação.
Quem pensa em aguardar até o último momento corre o risco de enfrentar instabilidade, falhas em validação ou até mesmo bloqueios na autorização das notas. Inclusive, a Receita Federal já iniciou projetos-piloto para validar esse novo modelo junto a empresas selecionadas, buscando solucionar eventuais falhas antes da adoção massiva (conforme divulgado).
Como a MCO Contábil se prepara para apoiar as empresas?
Estar atento a esse cenário é um dos principais compromissos da MCO Contábil. Eu, particularmente, vejo que cada detalhe faz diferença quando se trata de garantir segurança tributária e clareza nos registros fiscais. Na MCO Contábil, já estamos atualizando nossos processos internos, dialogando com desenvolvedores de sistemas e preparando a equipe para orientar clientes nessa transição. Nosso papel vai além do simples cumprimento das regras; queremos construir confiança em cada passo desse novo ciclo de obrigações.
Acredito, sinceramente, que validar e revisar todos os processos agora traz muito mais tranquilidade do que tentar corrigir tudo de uma vez só mais adiante. Cada etapa vencida já é vantagem competitiva, seja na organização financeira, seja na conformidade total. Se tem um conselho que gostaria de deixar, é: procure sempre informações atualizadas, acompanhe as notas técnicas e prepare a equipe com antecedência.
Conclusão: mudanças exigem ação rápida e parceria
Falando como alguém que já acompanhou transformações fiscais de diversos tamanhos, nunca foi tão estratégico priorizar a adaptação das notas fiscais eletrônicas para IBS e CBS. Os prazos são apertados e o impacto atinge desde microempreendedores até grandes indústrias. Negligenciar as validações ainda em 2025 pode atrapalhar a rotina da empresa e tirar o sono dos gestores, acredite.
Se você quer passar por essas mudanças sem surpresas, recomendo conhecer mais sobre como a MCO Contábil pode te apoiar nesse processo. Afinal, estar bem informado, com sistemas prontos e suporte humanizado é fundamental para aproveitar os benefícios de um sistema tributário mais simples e transparente. Não espere o prazo final: agir agora é investir em segurança, redução de riscos e clareza na gestão financeira.
Perguntas frequentes sobre IBS, CBS e notas fiscais eletrônicas
O que é IBS e CBS?
IBS é o Imposto sobre Bens e Serviços, criado para substituir ICMS e ISS até 2033, enquanto CBS, a Contribuição sobre Bens e Serviços, tomará o lugar de PIS e Cofins desde 2027. Os dois são tributos modernos, desenvolvidos para simplificar e harmonizar a cobrança de impostos no Brasil. Com os novos campos, a ideia é tornar os documentos fiscais mais transparentes e integrados às novas formas de fiscalização.
Como as novas regras afetam minha empresa?
Se sua empresa emite notas fiscais eletrônicas, precisará adaptar seus sistemas para incluir as informações de IBS e CBS a partir de janeiro de 2026. Se não fizer isso, enfrenta riscos como rejeição na autorização das notas. O valor total da nota não muda em 2026, mas é preciso prestar atenção para já se ajustar aos novos procedimentos, o impacto no dia a dia é grande e vai muito além do campo fiscal.
Preciso atualizar meu sistema de notas fiscais?
Sim, a atualização é obrigatória para adequar aos novos campos, regras e validações do IBS e CBS. Sem essa adaptação técnica, a empresa pode ficar impossibilitada de emitir documentos fiscais válidos perante o fisco, o que traz riscos imediatos à operação. O recomendado é iniciar o quanto antes conversas com fornecedores e sua equipe contábil, a MCO Contábil pode orientar nessa integração.
Quando as mudanças entram em vigor?
As fases principais são: em outubro de 2025 sai a versão de homologação das notas fiscais eletrônicas adequadas ao IBS e CBS para testes; a partir de janeiro de 2026, a inclusão nas notas passa a ser obrigatória, mas sem recolhimento efetivo neste ano. Alíquotas definitivas e recolhimento serão ajustados via lei complementar nos próximos anos, conforme o novo sistema se consolida.
Quais documentos fiscais vão mudar?
Todos os documentos fiscais eletrônicos atrelados a operações com bens e serviços serão ajustados, incluindo NF-e, NFS-e, NFC-e, entre outros. O artigo 60 da Lei Complementar 214/2025 determina essa obrigatoriedade. Empresas de todos os portes e setores precisarão observá-la para manterem-se regulares perante a Receita Federal.
