A escola deve emitir Nfe?

Saiba quando a nota fiscal escolar deve ser emitida

As escolas particulares são empresas prestadoras de serviços. Portanto, devem emitir a NFS-e todos os meses, a todos os seus alunos, inclusive aos inadimplentes. Isso porque o serviço foi prestado ao aluno, independentemente de ele ter pago ou não a mensalidade escolar.

A emissão da nota é uma garantia para a escola: por meio dela, pode-se comprovar a prestação do serviço e, assim, recorrer às cobranças judiciais. Portanto, ela deve ser emitida em nome do responsável financeiro do aluno.

É comum as escolas fazerem a antecipação da matrícula do ano seguinte, no final do ano corrente. Nesse caso, a nota fiscal só deve ser emitida no próximo ano, já que a prestação do serviço ainda não foi concretizada. A escola pode distribuir esse valor ao emitir as notas ao longo das parcelas referentes ao ano seguinte.

A instituição só pode emitir nota referente aos serviços educacionais. Dessa maneira, itens como apostilas, livros, material escolar ou uniforme não podem constar na nota fiscal de serviços.

Caso a escola faça a venda desses produtos, pode optar por abrir uma empresa com a finalidade de vendas ou alterar seu contrato social adicionando a atividade de vendas. Há, ainda, a opção de incluir o preço desses itens no valor da prestação de serviço e descriminá-lo no contrato de prestação de serviço.

Veja como é feita a emissão de notas fiscais

Ao vender um produto ou serviço, a empresa deve emitir uma NF-e ou NFS-e. Para isso, é preciso um software que gerará o documento em formato eletrônico e fará a transmissão do seu conteúdo à Secretaria da Fazenda, no caso de NF-e, ou ao site da prefeitura, no caso de NFS-e.

Além disso, esse processo conta com algumas particularidades que são comuns aos dois tipos de notas, como o uso de certificado digital, o arquivo XML e a DANFE.

Certificado Digital

O certificado digital funciona como uma assinatura em cartório do emissor da nota fiscal. Ou seja, ele assegura a originalidade daquele documento. Existem dois tipos de certificado digital, o modelo A1 e o A3. No primeiro, o certificado é disponibilizado em um arquivo para o uso em computador. Já no modelo A3, é disponibilizado em pen drive ou cartão de memória.

Além disso, ele garante a segurança da informação durante a conexão do sistema com o órgão receptor do documento. Isso é fundamental para garantir que os dados transmitidos não sofreram nenhum tipo de manipulação durante o procedimento.

Arquivo XML

A nota fiscal deve ser gerada em formato XML, conforme o layout disponibilizado pela Secretaria da Fazenda para a NF-e ou pelo município, no caso da NFS-e. Portanto, nesse arquivo, estão armazenadas todas as informações referentes ao documento, bem como as informações sobre o certificado digital.

Vale lembrar que é importante guardar os arquivos XML por um período mínimo de 5 anos, caso haja alguma fiscalização do governo.

DANFE

Todas as notas fiscais devem gerar uma DANFE — Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica —, ou seja, a impressão do conteúdo da nota. Esse documento é muito utilizado durante o transporte de mercadorias.

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